Forskrift om gebyr for tinglysing mv. regulerer gebyrene for bekreftede utskrifter og dokumentkopier fra grunnboken. Etter en forskriftsendring 1. april 2019 fikk kommunene gebyrfritak for kopier av dokumenter som bestilles i forbindelse med saksbehandling etter matrikkelloven.

Manuell bestillingsløsning avvikles

I en overgangsperiode ble kommunene tilbudt å bestille dokumentkopier manuelt fra Kartverket. Samtidig ble det utviklet en automatisert løsning for at dokumentkopiene skulle kunne hentes direkte fra matrikkelklienten. Denne funksjonaliteten ble innarbeidet i versjon 3.15 av matrikkelen, lansert 28. mai.

Alle brukere av matrikkelen med rollen «matrikkelfører» vil nå ha tilgang til rapporten for å hente ut kopier av tinglyste dokumenter. Av den grunn vil den midlertidige ordningen med manuelle bestillinger avvikles, med virkning fra 1. juli.

Matrikkelklienter

Muligheten til å hente dokumentkopier er foreløpig bare innarbeidet i Kartverkets matrikkelklient. Alle kommuner har tilgang til matrikkelklienten via nettadressen www.matrikkel.no. I matrikkelklienten er det laget en rapport for uthenting av dokumenter fra panteboken, tilgjengelig under menypunktet «Rapporter» -> «Utskrift av panteboken». Menypunktet er aktivt for alle med rollen «matrikkelfører».

Matrikkelførere som til daglig benytter matrikkelklienter fra andre leverandører, må inntil videre logge på kartverkets klient for å hente ut kopier av tinglyste dokumenter. Leverandørene vil på sikt innarbeide løsningen i sine systemer. For å undersøke status må kommunen ta kontakt med sin leverandør.

Status digitalisering

En forutsetning for at et dokument skal kunne hentes fra matrikkelklienten er at det er skannet og gjort tilgjengelig digitalt. Kartverket har gjennom flere år digitalisert panteboksarkivet, og status per i dag er at tett opptil 90 % av arkivet er tilgjengelig digitalt.

Dersom man i uttaket fra matrikkelklienten får melding om at informasjonen ikke finnes, kan det være to grunner til dette:

  1. Dokumentet er ikke skannet. Matrikkelfører kan da sende melding om dette til kundesenteret, tinglysing@kartverket.no, med informasjon om ønsket dokument. Dersom dokumentet finnes, vil det bli skannet, og kan søkes opp på nytt fra matrikkelklienten etter en til to virkedager (avhengig av hvor mange dokumenter bestillingen gjelder).
     
  2. Dokumentet finnes ikke i panteboksarkivet. Noen dokumenttyper er ikke tilgjengelig, se liste over de mest vanlige dokumentene som ikke er tilgjengelig fra panteboken. I andre tilfeller kan dokumentet være borte av andre grunner. Kundesenteret, tinglysing@kartverket.no, kan undersøke status.